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Aufbewahrungsfrist

Eine Aufbewahrungsfrist für die Schwerbehindertenanzeige ist im SGB IX nicht vorgesehen, deshalb gelten die allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Dokumente nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch bzw. Handelsgesetzbuch. In Zweifelsfällen sollte der Nutzer sein Steuerbüro fragen.

Wir empfehlen, dass eine Kopie der Anzeige 10 Jahre lang aufbewahrt wird. Das Programm IW-Elan selbst sollte für 2 Jahre auf dem Rechner belassen werden, denn wenn der Anwender oder die Anwenderin eine Anzeige abgegeben hat, gilt die Ausschlussfrist nach § 160 Absatz 4 Satz 8 SGB IX: „Die Ausgleichsabgabe wird nach Ablauf des Kalenderjahres, das auf den Eingang der Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit folgt, weder nachgefordert noch erstattet“. Falls es vorher also noch Nachmeldungen oder Änderungen geben sollte, können die Anzeigen ggf. bequem mit IW-Elan überarbeitet werden.

Unabhängig davon kann die Agentur für Arbeit oder das Integrations-/Inklusionsamt rückwirkend Feststellungbescheide erlassen, wenn keine Anzeige eingegangen ist oder die Anzeige fehlerhaft war. Die Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen zieht hier einheitlich die Vorschriften des BGB zu Verjährungsregelungen heran.

Infos zum Datenschutz:

In IW-Elan können die eingegebenen Daten im Verzeichnis – und die Betriebe (Stammdaten und evtl. Arbeitsplatzzahlen sowie ggf. die WfbM-Rechnungen – nur manuell von der Anwenderin oder dem Anwender gelöscht werden. Eine automatische Löschung der Daten nach dem Versand der Anzeige oder nach einem bestimmten Zeitraum ist nicht vorgesehen!

Sobald ein ganzer Arbeitgeber- oder Nebenbetriebsdatensatz aus der Anwendung gelöscht wird, werden auch alle ihm zugeordneten Daten (also die Stammdaten und ggf. die Arbeitsplatzzahlen, die Personendaten im Verzeichnis und die WfbM-Rechnungen) gelöscht.

Die gesamte Datenbank der Anwendung kann gelöscht werden über die Anwendung im Menü „Extras“ > „Datenbank löschen“ oder über den Dateimanager durch das Löschen des Arbeitsverzeichnisses elan[Anzeigejahr] bzw. den Unterordner elan[Anzeigejahr]/ElanLokal[Anzeigejahr].